Nederlands
Elke locatie tegenover elke verplichting, live berekend, met waarschuwingen die personeelswisselingen overleven.
Eén raster: alle gebouwen verticaal, alle verplichtingen horizontaal. Categorieën zoals brandveiligheid, elektrische keuringen en liften bepaal je zelf, elk met een eigen waarschuwingstermijn en respijtperiode, en elke cel staat op compliant, binnenkort verlopen, verlopen of niets aangeleverd. Cellen worden live berekend in plaats van opgeslagen, dus ze kunnen niet verouderen. Bij elke datum of elk ritme kun je een herinneringsregel instellen die een benoemde groep zestig dagen van tevoren waarschuwt in de app en per e-mail; een nachtelijk verzendproces voert die uit en legt elke verzending afzonderlijk vast. Daaronder ligt een manipulatiebestendige audittrail: elke aanmaak, wijziging, aftekening en bevoorrechte handeling, per registratie op te vragen.
Dit is het scherm dat een organisatie met meerdere locaties laat zien waar het risico echt zit, en de status die mensen verrast, is de lege. Een ontbrekend certificaat ziet eruit als een lege cel in een spreadsheet en leest dus als ‘niets te doen’; hier leest het als een gat. Waarschuwingen instellen op de verplichting in plaats van op een persoon betekent dat de herinnering personeelswisselingen overleeft, en het verzendlogboek beantwoordt de lastige auditvraag of de verantwoordelijke manager vóór de deadline is gewaarschuwd. Gaat er toch iets mis, dan is de vraag zelden wat het systeem vandaag zegt, maar wat het in maart zei en wie het sindsdien heeft gewijzigd. Daar is de audittrail voor.
Verplichtingscategorieën
De kolommen van de matrix. Door de organisatie beheerd en aanpasbaar, elk met een eigen waarschuwingstermijn en respijtperiode.
Compliancestatussen
Een live weergave, nooit een opgeslagen kolom. Compliant, binnenkort verlopen, verlopen of niets aangeleverd.
Herinneringsregels
Waarschuw deze groep 60 dagen van tevoren, in de app en per e-mail. Eenmalig ingesteld, voor één gebeurtenis of een volledig ritme.
Verzendlogboek
Eén regel per herinnering per moment: elke herinnering gaat hooguit één keer uit, en het logboek legt vast wie er daadwerkelijk is geïnformeerd.
Audittrail
Elke aanmaak, wijziging, aftekening en bevoorrechte handeling, in een manipulatiebestendige keten die per registratie op te vragen is.
Certificaten
Documenten met bewaakte vervaldatum, vastgezet aan hun cel in de matrix.
In de praktijk
Eén gebouw staat op oranje voor brandveiligheid en op grijs voor gas, en maar één daarvan is het echte probleem.
Het verzendlogboek beantwoordt die vraag met een datum en een naam, en dat is een ander soort antwoord dan ‘we sturen altijd herinneringen’. Niets in de matrix kan verouderen, omdat geen enkele cel wordt opgeslagen als een waarde die iemand moet onthouden bij te werken.
Illustratief voorbeeld. Geen klantgegevens.
Categorieën bepaal je zelf, elk met een eigen waarschuwingstermijn en respijtperiode, en elk adres heeft zijn eigen rechtsgebied.
Een benoemde groep die in de regel is vastgelegd, niet de agenda van één persoon. Daardoor blijft het werken als die persoon vertrekt.
De audittrail is manipulatiebestendig en per registratie op te vragen. Hij legt de wijziging vast en wie die heeft gedaan.
Op servers binnen de EU, met AVG-conforme verwerkersovereenkomsten.
Volgende stap
Dertig minuten over je eigen vastgoed: je gebouwen, je verplichtingen en je cijfers. We laten zien waar de tijd en het geld naartoe gaan.
Plan een demo
