Nederlands
Bewijs dat vastzit aan wat het bewijst, niet alleen ergens in de buurt opgeslagen.
Foto’s worden precies daar gekoppeld waar ze horen: bij de bevinding, de opdracht, de asset. Ze krijgen een bijschrift en tags, en worden bij het uploaden ontdaan van EXIF-metadata. Documenten krijgen een type en worden gekoppeld aan waar ze over gaan. Daarnaast is er een algemene bestandsbibliotheek met een opslag voor de hele organisatie, bibliotheken per gebouw en mappen tot vijf niveaus diep, waarbij certificaat-pdf’s direct aan hun compliancecel zijn vastgezet.
Bewijs is alleen nuttig als je het kunt vinden vanuit wat het bewijst. Een foto in een map op een gedeelde schijf met de naam ‘locatiebezoeken maart’ bewijst niets bij een audit. Een foto die aan de bevinding hangt, die aan de werkorder hangt, die aan het certificaat hangt, is een keten die een ander zonder jouw hulp kan volgen. Het verwijderen van EXIF haalt bovendien locatie- en apparaatgegevens weg die je nooit van plan was te delen.
Foto’s
Ontdaan van EXIF-gegevens, met bijschrift en tags, gekoppeld aan de bevinding, de opdracht of de asset.
Documenten
Met een type, een levenscyclus en handtekeningen, gekoppeld aan waar ze over gaan.
Handtekeningen
Wie moet tekenen en wie al heeft getekend, elk met het eIDAS-niveau. Een verplichte handtekening is de stap tussen uitgegeven en getekend.
Bestandsbibliotheek
Bibliotheken voor de hele organisatie en per gebouw, mappen tot vijf niveaus diep, bewijs gekoppeld aan uitgaven.
Reacties
Discussies in threads met vermeldingen, vastgelegd in de registratie in plaats van in een inbox.
In de praktijk
Een auditor vraagt om bewijs dat de test van de noodverlichting in Lyon Sud afgelopen oktober echt is uitgevoerd.
Vier klikken, geen zoektocht in je e-mail, en niemand hoeft een aannemer te bellen die het dossier misschien niet meer heeft. Het verwijderen van metadata doet er ook toe: een foto van een locatie bevat standaard gps-coördinaten en apparaatgegevens, en die aan een derde partij geven is zelden de bedoeling.
Illustratief voorbeeld. Geen klantgegevens.
Elke handtekening heeft haar eIDAS-niveau, en welk niveau een documenttype vereist, bepaal je zelf.
Een foto van een locatie bevat standaard gps-coördinaten en apparaatgegevens. Door ze te verwijderen deel je geen metadata die je nooit aan een derde partij wilde geven.
De bibliotheek omvat bestanden voor de hele organisatie en per gebouw, maar het gaat om het koppelen: bewijs dat vastzit aan de registratie die het bewijst, kan een auditor volgen.
Volgende stap
Dertig minuten over je eigen vastgoed: je gebouwen, je verplichtingen en je cijfers. We laten zien waar de tijd en het geld naartoe gaan.
Plan een demo
