Dit zijn de problemen die in winkelportefeuilles steeds weer opduiken. Geen ervan komt doordat mensen slordig zijn; ze ontstaan wanneer het aantal locaties de methode om ze bij te houden ontgroeit.
De storing wordt gemeld bij een persoon, niet in een systeem
Een koelmachine valt uit en de filiaalmanager belt of appt een regiomanager, die het doorstuurt naar iemand anders. Tegen de tijd dat het is opgelost, weet niemand meer wanneer het is gemeld, wie er is geweest of wat het heeft gekost.
In Prova
De filiaalmanager meldt het vanaf de winkelvloer bij de eigen winkel. Vanaf de eerste minuut is het een werkorder, gekoppeld aan het gebouw, de unit en de asset, en elke statuswijziging en goedkeuring komt op één tijdlijn tot aan de afsluiting.
Eén spreadsheet bevat de compliance van alle winkels
Een cel is maar zo actueel als de laatste persoon die hem heeft aangepast. Erger nog: een lege cel ziet er precies zo uit als een winkel waar niets openstaat, dus een ontbrekend certificaat leest als goed nieuws.
In Prova
Elke verplichting van elke winkel staat in één raster, berekend op het moment dat je het bekijkt in plaats van met de hand bijgehouden. Een certificaat dat nooit is aangeleverd, staat op grijs; dat is iets anders dan een certificaat dat bijna verloopt en op oranje staat.
Een nieuwe winkel valt maandenlang buiten beeld
Een locatie gaat open en valt ongemerkt buiten de onderhoudsroutines en het complianceregister, tot een audit of een incident hem vindt.
In Prova
Het gebouw aanmaken is de enige handmatige stap. Segmenten op basis van regels nemen het vanzelf op, de compliancematrix krijgt een rij, de toegangsstructuur krijgt een nieuw gebouw zodat de regiomanager het kan zien, en de zakelijke kalender van het land geldt voor alles wat erin staat.
De verzekering van een aannemer verloopt en het werk gaat gewoon door
Een regionale aannemer die dertig winkels bedient, blijft opdrachten aannemen omdat de verlengingsmail naar iemand ging die op vakantie was. Het risico komt pas na een incident aan het licht.
In Prova
De polis staat met de vervaldatum bij de aannemer geregistreerd. Op de dag dat hij verloopt, kan de aannemer niet meer worden ingepland. De controle wordt dus afgedwongen in plaats van onthouden, en het certificaat en de datums liggen klaar als iemand ernaar vraagt.
Dezelfde installatie valt steeds uit en er is geen onderbouwing om hem te vervangen
Koel- en klimaatinstallaties gaan in de hele portefeuille herhaaldelijk kapot, maar het argument voor investering is anekdotisch, dus de reparaties gaan door.
In Prova
Elke storing wordt afgesloten met een gecodeerde storingsregistratie: probleem, oorzaak, oplossing, ernst en stilstand. Omdat iedereen dezelfde storing op dezelfde manier codeert, worden herhalingen telbaar, en wordt de onderbouwing een interval, een stilstandcijfer en een bedrag.
De kosten per winkel zijn pas aan het eind van het jaar zichtbaar
Facturen komen binnen van veel aannemers voor veel locaties. Welke winkel duur is, en welke aannemer stelselmatig boven de offerte uitkomt, kan niemand op het moment zelf beantwoorden.
In Prova
Kosten worden als regels aan de opdracht gekoppeld en opgeteld per gebouw en per vakgebied, met de factuur bij de regel. Arbeid wordt gewaardeerd tegen het tarief dat gold op de dag van boeken, dus oude opdrachten worden nooit herberekend als tarieven veranderen.
