Kostenbeheer

Elke euro toegewezen, en een gewijzigd bedrag dat een spoor achterlaat.

Kosten worden als regels aan de werkorder gekoppeld: facturen, arbeid en materialen, goedgekeurd, geboekt en opgeteld per gebouw en per vakgebied. Arbeid wordt gewaardeerd tegen het tarief dat gold toen de uren werden geboekt en wordt daarna nooit herberekend, en als iemand een vastgelegd bedrag wijzigt, legt Prova een officiële correctie vast in plaats van de oorspronkelijke boeking te overschrijven. Bestedingslimieten worden op meerdere niveaus en in verschillende valuta vastgelegd; goedkeuringen gaan omhoog via de rapportagelijn van de aanvrager en vallen terug op de aangewezen goedkeurder boven het gebouw, en daarna op de eigenaar. Geconsolideerde uitgavenrapporten zijn per locatie of per periode op te vragen, met de facturen er nog aan gekoppeld.

Een bedrag dat zonder spoor kan worden gewijzigd, is een bedrag dat niemand vertrouwt. Dankzij de correctieregistratie kan een financieel team operationele kostengegevens accepteren zonder ze opnieuw in te voeren, en het is het verschil tussen een uitgavenrapport en een controleerbaar rapport. Aan de beheerskant geldt: een mandaat dat in een beleidsdocument staat, wordt niet afgedwongen; een mandaat dat in de goedkeuringsroute is ingebouwd wel. De escalatie bij afwezigheid is het praktische deel, want de meeste goedkeuringssystemen lopen vast op afwezigheid, niet op beleid, en een aanvraag die vastzit achter één manager op vakantie is hoe mensen leren het systeem te omzeilen.