Zorgvastgoed doet het werk meestal goed. Waar het moeite mee heeft, is het bewijs op verzoek leveren en laten zien dat de juiste mensen op het juiste moment zijn geïnformeerd.
Het bewijs bestaat, maar het verzamelen kost dagen
Certificaten staan op een gedeelde schijf, opdrachten in een ander systeem en foto’s in iemands inbox. Als een inspecteur naar één keuring vraagt, moeten drie mensen hun werk neerleggen.
In Prova
De keten is één pad. Open de compliancecel en het certificaat hangt eraan; vanuit het certificaat de werkorder die het opleverde; vanuit de werkorder de foto’s van de monteur en de reactiethread. Elke stap is ontstaan als bijproduct van het werk, niet achteraf bij elkaar gezocht.
Twaalf bevindingen worden één pdf
Een jaarlijkse brandinspectie levert een dozijn gebreken op en één rapport. De afzonderlijke gebreken verliezen hun eigenaar en hun deadline zodra het rapport is opgeborgen.
In Prova
Elke bevinding is een eigen registratie, met een eigen ernst, probleemcode en foto. Elk ervan wordt met één klik een corrigerende werkorder, toegewezen aan een persoon met een deadline en in beide richtingen gekoppeld aan de bevinding.
Niemand kan bewijzen dat de verantwoordelijke is gewaarschuwd
Een certificaat verloopt en bij de evaluatie wordt gevraagd wie het wist. ‘We sturen altijd herinneringen’ is een intentie, geen bewijs, en dat houdt geen stand bij nader onderzoek.
In Prova
Herinneringsregels gaan op een vast moment voor de vervaldatum af naar een benoemde groep, en het verzendlogboek legt vast wie wat op welke datum heeft ontvangen. Het antwoord op de vraag is een naam en een datum, geen beleid.
Stilstand van kritieke apparatuur wordt nooit gemeten
Beeldvormende apparatuur of OK-apparatuur valt uit, wordt gerepareerd en valt weer uit. Elke storing wordt goed afgehandeld, maar wordt nooit tot een patroon samengevoegd, dus de investeringsaanvraag blijft anekdotisch.
In Prova
Elke storing wordt afgesloten met probleem, oorzaak, oplossing, ernst en stilstand, gecodeerd uit een gedeelde storingscatalogus. Omdat de codering consistent is, worden de gemiddelde tijd tussen storingen en de gemiddelde hersteltijd trends in plaats van indrukken.
Toegang is alles of niets
Een afdelingsmanager moet een opdracht kunnen melden, maar heeft niets te zoeken in de uitgaven van het hele vastgoed. Een aannemer heeft zijn eigen opdrachten nodig en verder niets. In de praktijk krijgt iedereen meer toegang dan zou moeten, omdat beperken werk is.
In Prova
Rechten zijn standaard geweigerd en worden verleend op een knooppunt in de vastgoedstructuur. Eén toekenning op een locatie geldt voor elk gebouw daaronder, nu en in de toekomst. Een aannemer die tot één gebouw is beperkt, ziet de opdrachten die aan hem zijn toegewezen, en niet de compliancematrix of andermans kosten.
Elke verplichting heeft een eigen cyclus
Waterhygiëne, medische gassen, brand en elektra hebben elk hun eigen wettelijke intervallen, en noodstroom wordt gemeten in draaiuren in plaats van verstreken maanden. Eén gedeelde kalender kan dat niet allemaal bevatten.
In Prova
Elke verplichtingscategorie heeft per gebouw een eigen interval en een eigen herinneringsritme. Onderhoudsplannen kunnen op gebruik draaien in plaats van op datums, zodat een noodstroomaggregaat onderhoud krijgt wanneer de teller een drempel passeert en niet op een datum die iemand heeft gekozen.
