Управление на разходите

Всяко евро е отнесено към нещо, а промененото число оставя следа.

Разходите се прикрепят към работната заявка като редове: фактури, труд и материали, одобрени, осчетоводени и обобщени по сграда и по вид дейност. Трудът се оценява по ставката, валидна при отчитане на часовете, и никога не се преизчислява след това, а когато някой промени записан разход, Prova записва официална корекция, вместо да презапише първоначалния запис. Лимитите за разходи се определят на няколко нива и в различни валути, като одобренията минават нагоре по йерархията на заявителя и при нужда преминават към определения одобряващ над сградата, а после към собственика. Справки за общите разходи могат да се изготвят по обект или по период, с приложени фактури.

Число, което може да се промени без следа, е число, на което никой не вярва. Записването на корекциите позволява на финансовия отдел да приеме оперативните данни за разходите, без да ги въвежда наново, и прави разликата между отчет за разходи и отчет, който може да бъде одитиран. От страна на контрола, делегираните правомощия, записани в документ, не се прилагат, докато тези, вградени в пътя на одобрение, се прилагат. Резервното ескалиране е практичната част, защото повечето системи за одобрение се провалят при отсъствие, а не заради политиката, а заявка, заседнала при един мениджър в отпуск, е начинът, по който хората се научават да заобикалят системата.