Een dienstverlener draagt een last die een intern team niet heeft: alles moet aantoonbaar zijn voor iemand buiten de organisatie, op diens tijdschema, en meestal gekoppeld aan een factuur die die persoon liever ter discussie stelt.
SLA-prestaties aantonen is elke maand een reconstructie
Het contract legt reactie- en hersteltijden vast. Aantonen dat je die hebt gehaald betekent elke maand, voor elke klant, datums bij elkaar zoeken uit een werkordersysteem, een e-mailthread en iemands geheugen.
In Prova
De dienstverleningsovereenkomst wordt aan de opdracht gekoppeld zodra het onderhoudsplan die aanmaakt, zodat wie de opdracht oppakt de contractuele responstijd ziet. Elke statuswijziging komt op één chronologische tijdlijn, en die tijdlijn is het bewijs.
Klanten willen inzicht, maar niet in elkaars gegevens
Een klant een login geven betekent meestal een gefilterde weergave van een gedeeld systeem, en filters zijn één configuratiefout verwijderd van het tonen van het vastgoed van een andere klant.
In Prova
Toegang wordt verleend op een knooppunt in de vastgoedstructuur en is standaard geweigerd. Een klant ziet dus zijn eigen gebouwen omdat de andere niet van hem zijn, niet omdat een filter ze verbergt. Een onderaannemer die tot één gebouw is beperkt, ziet alleen de opdrachten die aan hem zijn toegewezen.
De klant betwist dat het werk is uitgevoerd
Weken na het bezoek wordt een factuur ter discussie gesteld. Zonder bewijs bij de opdracht komt het neer op wiens herinnering beter is, en meestal wordt de regel gecrediteerd.
In Prova
Foto's en de reactiethread worden bij de opdracht zelf opgeslagen, met bijschrift en bij het uploaden ontdaan van EXIF-metadata. Het bewijs waarmee de opdracht werd afgesloten, is hetzelfde bewijs dat de factuurregel onderbouwt, en het is gedateerd.
Arbeid wordt opnieuw geprijsd als tarieven veranderen
Een tariefverhoging in april herwaardeert stilletjes opdrachten die in februari zijn uitgevoerd. De marge op afgerond werk verschuift achteraf en de gerapporteerde cijfers kloppen niet meer met wat is gefactureerd.
In Prova
Arbeidsuren worden gewaardeerd tegen het tarief dat gold op de dag dat ze werden geboekt, en worden niet opnieuw geprijsd als tarieven later veranderen. Wat een opdracht kostte toen die werd uitgevoerd, is wat die kostte.
De compliance van onderaannemers is jouw aansprakelijkheid
Je bent tegenover de klant verantwoordelijk voor de mensen die je stuurt. Als de aansprakelijkheidsverzekering van een onderaannemer vorige maand is verlopen en hij toch is gekomen, is dat jouw risico, niet het zijne.
In Prova
Verzekeringspolissen staan met hun vervaldatum bij de onderaannemer geregistreerd. Op de dag dat een polis verloopt, kan hij niet meer worden ingepland, en het certificaat en de datums blijven bewaard voor het gesprek na een incident.
Elk nieuw contract wordt vanaf nul opgezet
Een nieuwe klant opstarten betekent dezelfde structuur opnieuw opbouwen: locaties, rollen, wie wat goedkeurt, welke verplichtingen gelden. De opzet is elke keer hetzelfde, en het werk wordt elke keer herhaald.
In Prova
Elke klant krijgt dezelfde opzet: een vastgoedstructuur van gebouwen en units, rollen die op knooppunten daarvan worden toegekend, en verplichtingen per gebouw. Een nieuwe klant is een nieuwe tak met eigen gebouwen, en toegang daartoe is één toekenning in plaats van een lijst om bij te houden.
